Von Zuhause aus zu arbeiten bietet nicht nur Mitarbeitern, sondern auch dem Unternehmen große Vorteile. Home Office richtig eingesetzt, steigert die Flexibilität und die Effektivität von Arbeitsabläufen. Dabei sollten Sie folgende Punkte stets beachten:
Standardisierte und Dokumentierte Abläufe
Vor Beginn müssen zunächst die häufigsten und wichtigsten Arbeitsabläufe nachvollzogen und im Anschluss evaluiert werden. Legen Sie im Idealfall eine grafische Übersicht über den genauen Verlauf der einzelnen Aufgaben an. Es muss ersichtlich werden, welcher Mitarbeiter welche Daten verarbeitet und wie mit diesen im Anschluss verfahren wird. Das heißt: Wo werden Dokumente abgespeichert oder an wen werden diese weitergegeben? Jeder Mitarbeiter sollte bei jeder Aufgabe genau wissen, wie zu verfahren ist. So können Optimierungspotenziale gefunden und standardisierte Abläufe angelegt werden.
Ausfallsicheres Speichersystem
Die Grundlage eines sicheren und schnellen Datenaustausches ist ein NAS-Cloudspeichersystem. Alle Mitarbeiter müssen jederzeit auf die für sie relevanten Daten zugreifen können. Gleichzeitig muss nicht nur dem Datenschutz Genüge getan werden, sondern auch der Datensicherheit. Ein NAS- Speichersystem ermöglicht rechtskonforme und verlustsichere Datenspeicherung. Es ist die Grundlage für effizientes Arbeiten und vermeidet, dass redundante Daten anfallen. Sobald eine Dateivorlage bereits mehr als einmal abgespeichert vorliegt, unterbricht dies den Arbeitsfluss und erhöht die Fehleranfälligkeit. Die Anbindung muss dabei jederzeit verschlüsselt erfolgen. Über einen SSL verschlüsselten Webzugang, kann dabei von jedem Standort aus einfach und sicher eine Verbindung hergestellt werden. Solch ein NAS kann auch mit vorhandenen Strukturen kombiniert werden.
Arbeitsgeräte und Ausstattung
Achten Sie auf moderne und vor allem einheitliche Hardware für Ihre Mitarbeiter. Dies erleichtert nicht nur die Schulungen, sondern auch die Wartung und Systempflege. Dabei sollte die Hardwareperformance ca. 30% über dem aktuellen Leistungsbedarf angesetzt werden. Somit wird hinsichtlich der Kosten ein flüssiges sowie zukunftsreicheres Arbeiten ermöglicht. Bei der Monitorwahl sollten Sie ebenfalls auf Einheitlichkeit setzen. Durch zwei identische Monitore können nicht nur kosten beim Einkauf eingespart werden. Zudem entfällt zeitintensives herumklicken, da es möglich ist zwei Programme parallel zu nutzen.